Privacy policy e newsletter, cose da sapere per non avere sorprese!
Se invii abitualmente newsletter o sei in procinto di farlo ci sono cose che devi sapere per dormire sonni tranquilli e non ritrovarti eventuali multe.
Quando inviamo una newsletter, inviamo una mail a persone che si sono iscritte tramite un form alla nostra mailing list. Quindi già che abbiamo il loro nome e la loro email significa che stiamo trattando i loro dati personali.
E mai come in questo periodo bisogna essere attenti al trattamento dei dati personali. Essere attenti significa che devi prevedere una protezione dei suddetti dati e una privacy policy che ne determini il trattamento, le finalità e le responsabilità. In modo tale che in caso di eventuali reclami tu possa dire “era tutto scritto e hai accettato la policy privacy”.
Forse ora però ti stai chiedendo ” ma dove devo inserire la policy privacy che un utente deve accettare“?
Qualsiasi tipo di form, che sia un semplice form di contatto, che sia per l’iscrizione a un ecommerce o a una newsletter, deve avere prima del tasto “invia” l’accettazione del trattamento dei dati personali con relativo link al trattamento scritto per esteso. Anzi, a essere proprio precisi, il collegamento deve anche essere raggiungibile da ogni pagina del sito (quindi va messo nel footer).
Ora però, la difficoltà potrebbe essere la stesura del trattamento dei dati personali. Quali norme devi rispettare? cosa ci devi scrivere?
Premesso che ti puoi avvalere di servizi professionali a pagamento come Iubenda che, previo pagamento, generano per te il trattamento dei dati personali.
Ad ogni modo, tieni bene a mente, cosa devi esplicare chiaramente nel trattamento:
- Quali sono le finalità e gli utilizzi degli indirizzi email
- Quali dati gestirai e perché
- Se i dati li gestirai tu o li fornirai a terze parti . Se sì, per quale motivo?
- Specifica come un utente può cancellarsi quando vuole dalla tua mailing list
- Come invierai eventuali notifiche per eventuali cambiamenti nel trattamento dei dati personali
- Chi è il responsabile dei dati personali? indica nome e cognome, email e un indirizzo fisico.
- Ogni newsletter deve avere un link per la disiscrizione dalla mailing list
Non sottovalutare nessuno degli aspetti sopraelencati, non solo per eventuali multe ma anche per non fare brutte figure con i tuoi clienti (se realizzi siti internet) e per mostrare un certo livello di professionalità. Il mondo delle professioni web va sempre più verso la strada della qualità. Esistono sempre più professionisti o presunti tali, è quindi un bene tenere sempre al top la propria professionalità.
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