Scrivere una mail, parte 2

di admin - 2 Marzo 2012 in News Tecnologiche

Vai alla guida Comunicazione

Luisa Carrada (qui si può trovare un’intervista sullo scrivere per il web) definisce la mail “leggera, da non trattare con leggerezza”, anche se sembra un paradosso.

Scrivere una mail è considerato un pò come parlare, con uno stile colloquiale come quello che si può avere con un amico, anche se si scrive a un collega conosciuto da poco o a un superiore…e forse a questo contribuisce quella sorta di “informalità” che dà lo schermo, il non trovarsi faccia a faccia, distanti.

In realtà è proprio vero che verba volant scripta manent, anche in via telematica, e quanto inviato dalla nostra casella di posta elettronica può restare sepolto in qualche “oscuro” server per poi saltarci di nuovo addosso. Occhio a quanto si scrive! Occhio come lo si scrive! Le parole scritte su una mail durano molto di più che quelle su carta…

Quando si scrive per il web, ma anche quando si scrive in generale, non ci sono proprio delle regole da seguire…o meglio, ci sono indicazioni che più o meno liberamente si possono adattare non solo al proprio stile, ma anche in base al destinatario delle nostre comunicazioni. Vi sono però delle regole nell’ambito dell’invio di una mail che vanno (andrebbero) seguite con attenzione. Il pericolo è sempre quello…il cestino! Ma naturalmente se vi sentite di osare…osate!

Ad esempio possiamo parlare di “mittente” e “oggetto”.
Il mittente è forse l’elemento più trascurato, ma naturalmente fondamentale per la credibilità e l’affidabilità del messaggio. Deve al tempo stesso informare e ispirare fiducia (io mi sono accorto solo molto tempo dopo aver avuto uno scambio di corrispondenza con un professore, che il mittente che leggeva era “Dottor Ipi”! Meno male che non era un uomo troppo serio!).

Alcuni consigli per impostare il proprio nome come mittente:

– Specifico e preciso. Non “Ufficio Stampa” ma “Ufficio Stampa Comune di Roma”, non “Servizio Clienti” ma “Call center Trenitalia”.

– Immediato da decodificare, senza sigle “astruse”. Non WPN ma “Windy Partner Network”

– Chiaro circa il nome dell’azienda, da preferire al nome della singola persona, a meno che questa non sia conosciuta.
Consigli da seguire anche in caso di e-mail personali e non solo aziendali.

Anche l’oggetto è molto importante come ingrediente della credibilità, insieme al mittente. Anzi, mittente e oggetto vanno a braccetto per costituire una coppia informativa ancora prima che la mail venga aperta (se si vuole che la propria mail venga aperta). Per una mail l’oggetto è come un titolo, anzi forse è ancora più importante perchè è la prima e unica cosa che si legge, deve essere, dice sempre la Carrada: “un piccolo capolavoro di scrittura informativa e al tempo stesso persuasiva”

Alcuni esempi, sempre tratti dal bellissimo libro “Il mestiere di scrivere”

NO: Sito Web

SI: Aggiornamento sito mediatore.it

NO: Elearning

SI: Corso di inglese non funziona

NO: Griglia

SI: Mi serve la griglia dei siti di gruppo

NO: Problemi
SI: Gara MIT: il file non si apre

NO: Parere

SI; Leggi subito, please

NO: Polizza

SI: Scadenza polizza auto: 26 giugno 2008